마케팅 업무 자동화 툴로 업계에서 가장 유명한 '자피어(Zapier)' 활용법을 소개합니다. 자피어 창업자의 말에 따르면 사용자 1인당 주당 평균 10시간을 절약해 준다고 합니다. 참고로 최근에 발표된 챗GPT 초기 플러그인 연동 지원 서비스 12개 중 1개의 서비스로 자피어가 포함되어 마케팅 자동화 툴 업계에서 자피어의 존재감이 더욱 커지게 되었습니다.
* 관련 기사: 인공지능 챗GPT의 끝없는 진화!...아이폰 앱스토어, 구글 플레이 넘어 'LLM 앱 스토어' 시대 열었다! (인공지능신문, 2023. 03. 25)
자피어는 무엇인가요?
자피어란 무엇일까요? 업무 자동화에 관심이 있으신 분들은 이미 이 툴에 대해 많이 들어보셨을 텐데요. 자피어는 구글, 슬랙, 스티비, 메일침프 등 수많은 업무 툴에 연결하여 반복 업무를 줄여주는 대표적인 노코드 자동화 툴입니다.
예를 들어 구글폼을 통해 설문조사를 진행하면서 고객 정보가 등록되었을 때 해당 고객의 연락처로 추후 안내 사항을 문자로 발송해야 하는 상황일 때 마케팅 자동화 툴을 사용하지 않을 때와 사용할 때를 보면 확연히 차이가 납니다.
마케팅 자동화 툴을 사용하지 않을 때: 매일 구글스프레드시트 확인해 데이터 추출하기 → 문자 발송 사이트 접속하기 → 고객 데이터 및 문자 내용 입력 후 발송하기
마케팅 자동화 툴을 사용할 때: 자동화 구축 → 내가 구축한 대로 작동하는지 확인하기
마케팅 자동화 툴을 사용하면 문자 발송 사이트 발송 내역의 고객 정보가 구글 스프레드시트에 업데이트된 고객 정보와 일치하는지 정도만 확인하면 되는데요. 프로세스 작동 여부만 파악하면 되니 매번 데이터 추출, 문자 발송 세팅 같은 업무를 반복할 필요가 없습니다. 이 작업 하나만 자동화를 시켜도 매일 15분~20분의 시간을 절약할 수 있는 것이죠.
자피어 외에도 인테그로매트(integromat), 스태커(Stacker), 에어테이블(Airtable) 등 더 다양한 업무 자동화 툴들이 있습니다.
자피어의 장점
누가 봐도 이해가능한 직관적인 UI: 자피어는 한국어 언어 지원을 하지 않지만, 기본적인 영어가 되시는 분이라면 UI만 봐도 어떻게 작동하고 설정하는지 쉽게 파악할 수 있을 만큼 사용자 친화적으로 구성되어 있습니다.
실무에서 사용하는 거의 모든 툴 연동가능: 5000개 이상의 웹 애플리케이션을 연결하여 자동화할 수 있습니다.
여러 테스트를 진행해볼 수 있는 프리미엄 무료 버전 제공: 회원가입을 하면 무료로 14일 동안 유료 버전의 기능들을 사용할 수 있고 해당 기간 동안 1000개의 태스크*를 운영할 수 있습니다. 14일 지난 후 업그레이드 하지 않으면 무료버전으로 다운그레이드되는데요. 이때는 월 100개의 태스크를 운영할 수 있게 됩니다.
예를 들면, 무료로 14일 동안 이메일 자동 발송 1000건을 할 수 있고, 14일이 지나면 100건으로 줄어들게 되는 것이죠. 트래픽이 많은 서비스의 경우라면 사용하기 힘들겠지만, 시리즈 B미만의 스타트업이라면 테스트해 보기에 충분할 것 같습니다.
자동화 도입 전 준비사항
자피어를 활용한 마케팅 자동화 도입 전에 해야 할 일이 있습니다. 바로, 자동화하려는 일이 자동화가 가능한 업무인지를 점검하고 일의 프로세스를 작성하는 것입니다.
반복적인 업무
특정한 규칙을 기반으로 운영되는 업무
업무 진행 프로세스가 자주 변동되지 않는 업무
내 업무 중 자동화가 가능한 업무를 확인한 뒤에는 작동 프로세스를 작성합니다. 작동 프로세스란, 어떤 과정을 통해 일이 진행되어야 하는지를 작성하는 것입니다. 간단하게 텍스트로 먼저 순서를 정리하면 실제 자피어를 수월하게 활용할 수 있습니다. 어떤 프로세스에서 자피어의 도움을 받을 수 있는지 명확히 확인할 수 있기 때문이죠.
마케팅 자동화 실전 1: 고객 맞춤 이메일 자동 발송
우선, 자피어에 회원가입부터 진행해 주세요. 회원가입 이후 왼쪽에 '+ Create Zap' 버튼을 눌러주세요. 여기서 'Zap'이란 하나의 자동화 프로그램을 의미합니다.
'+ Create Zap' 버튼을 누르시면 2가지 파트가 생성됩니다.
- 1. Trigger 파트: 방아쇠
- 2. Action 파트: 방아쇠를 당기면 나가는 총알
즉, Trigger와 Action 세팅을 통해 '어떤 이벤트가 발생하면 어떤 행동을 해라'라는 공식을 만들 수 있습니다.
1. 노션 - 지메일 활용 고객 맞춤 자동화 이메일 발송
먼저, 노션 내 특정 데이터베이스에 고객 정보를 업데이트했을 때 해당 고객에게 자동으로 이메일을 발송하는 자동화 업무를 만들어 보겠습니다. 이 자동화 프로세스는 실무에서 이벤트에 참여한 고객들을 특정 세그먼트 그룹으로 나누고 각 그룹별 맞춤형 이메일을 보낼 때 사용할 수 있습니다.
Step 1. Trigger에서 'Notion'을 검색하고 선택해 주세요.
Step 2. Event 항목에서 'New Database Item'을 선택해 주세요.
Step 3. 마케팅 이메일 자동화에 사용할 데이터가 들어있는 노션 계정을 연결해 주세요.
Step 4. 이제 노션에서 마케팅 자동화 이메일에 사용할 '데이터베이스' 표를 만들어주세요.
참고로 '웹에서 공유'를 ON 하지 않으면 연결이 안 될 수도 있으니 공유를 켜주세요.
Step 5. 그리고 다시 자피어의 Trigger로 넘어와서 Database 항목에서 방금 만들었던 데이터베이스를 선택하고 Continue를 클릭해 주세요.
Step 6. Test 항목에서 특정 아이템을 선택하여 내가 노션에서 기입한 내용과 일치하는지 확인합니다.
이제, Action 파트입니다. Trigger로 노션 데이터베이스에 정보가 등록되면 방아쇠를 당기는 것으로 설정했으니 Action에서는 어떤 총알을 쏠지 설정해야 합니다.
Step 7. Action에서 'Gmail'을 선택하고 Event에서 'Send Email'을 선택합니다.
Step 8. 고객에게 메일을 보낼 지메일 계정을 연결합니다.
Step 9. Action 항목에서는 이제 디테일한 부분들을 설정합니다. 다양한 요소들 중 먼저 To, 누구에게 보낼지 설정합니다. 빈칸을 클릭하면 Notion 테이블에 있는 데이터들이 노출되고 'Show all option' 버튼이 뜨게 되는데 해당 버튼을 누르면 고객 이메일 항목을 찾을 수 있습니다.
원하는 이메일 항목을 선택합니다.
그리고, Cc, Bcc, From, Subject, Body Type, Body 등이 있는데요. 아래 설명을 보고 입력해 주세요.
- Cc: 참조할 계정 선택
- Bcc: 숨은 참조할 계정 선택
- From: 어떤 이메일에서 발송하는지 작성
- From name: 메일에 노출될 이름 작성
- Subject: 메일 제목 작성
- Body Type: 이메일 형식
- Body: 보낼 이메일 내용 작성(이메일 내용에 Notion 데이터베이스 정보를 가지고 개인화 마케팅 제작 가능)
Step 10. Test 항목으로 넘어가서 내가 작성한 내용과 맞는지 확인 후 'Test Action' 버튼을 클릭합니다.
그 후 지메일로 이동하여 발송이 잘 되었는지 확인하면 세팅 완료!
Step 11. 그리고 마지막으로 Zap을 퍼블리싱합니다.
2. 구글 스프레드시트 - 스티비 활용 고객 맞춤 자동화 이메일 발송
다음으로 그냥 일반적인 텍스트가 아닌 디자인이 가미된 뉴스레터 형태로 이메일을 보내고 싶은 분들을 위해 구글 스프레드시트와 스티비(Stibee)*를 활용한 발송방법을 알아보도록 하겠습니다.
* 뉴스레터 제작 및 발송툴
스티비는 아쉽게도 국내 서비스라서 2023년 4월 기준 자피어 내에서 앱 연동이 지원되지 않는 상황입니다. 그래서 지메일과 다른 방법을 사용해야 하는데요. 바로, 'Webhooks by Zapier' 기능*입니다. 어렵지 않으니 쉽게 따라 하실 수 있을 거예요.
* 연결하려는 앱의 API(Application Programming Interface)를 직접 입력하여 연결하는 방법. API는 운영체제와 응용프로그램 사이의 통신에 사용되는 언어나 메시지 형식으로 중간에서 양쪽을 이어주는 역할을 함.
참고로 'Webhooks by Zapier'를 사용하려면 자피어 계정을 무료 요금제(Free)에서 유료 요금제(Professional)로 업그레이드해야 합니다. 또한, 스티비에서 API를 가져오려면 스티비의 요금제도 유료 요금제(스탠다드)를 사용해야 합니다.
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