회사 다니면서 반드시 알아야 할 '돈'에 관한 것 기본 정보

세금계산서 vs 원천징수

 

세금계산서와 원천징수의 공통점은 회사가 다른 기업(개인)에게 비용을 지불하거나 지급받을 때 이를 정산하기 위해 필요한 과정이라는 점. 회사에서 오고 가는 돈의 흐름은 반드시 세금 신고를 해야 하는데, 이때 일련의 과정을 거치지 않으면 법적으로 문제가 될 수 있으므로. 회사 입장에서 지출한 금액을 증빙하면 세액공제를 받을 수도 있습니다. 정확하고 투명한 회계를 위해 꼭 필요한 절차, 상식 같은 것 입니다.
 
세금계산서는 사업자가 물건을 사고팔 때 부가가치세법에 따라 공급가의 10%를 세액으로 추가하여 발행하는 영수증 입니다.
 
[세금계산서 사례] - 우리 회사가 A 기업과 외주 계약
A 기업에게 우리 회사의 사업자등록증과 세금계산서 발행일자, 항목명, 담당자 메일 주소를 함께 전달하며 세금계산서 발행 요청
 
발행일자: 세금계산서를 발행하는 일자. 발행 일자 관련하여 재무적인 이슈가 있는지 사내 재무팀 등에 확인 필요
 
항목명: OO 프로젝트 건
 
담당자 메일 주소: 해당 세금계산서 발행서를 보낼 담당자 메일 주소 (재무팀 담당자 또는 본인 등)
A 기업이 사전 협의한 견적서 및 발행일자 등의 세부사항 반영하여 우리 회사로 세금계산서 발행, 정산 담당자가 발행된 세금계산서 문제없는지 확인 후 입금
 
원천징수는 소득금액을 지급받는 자(주로 비사업자, 프리랜서 등 개인)가 부담할 세액을 지급하는 자(보통 회사)가 정부 대신 징수하는 방식이야. 지급 단계에서 미리 총금액에 세율을 적용한 금액만큼을 세금으로 제하고 지급. 아래와 같이 진행되는 건이 '원천징수'에 해당.
 
[원천징수 사례] - 우리 회사가 번역가 A와 계약
 
번역가 A에게 신분증 사본, 통장 사본 요청
번역가 A로부터 받은 서류를 정산 담당자에게 함께 전달한 후 정산 담당자가 입금
원천징수 세율의 경우, 대상 소득의 종류(근로, 사업, 기타, 이자 및 배당 소득 등)에 따라 세율이 달라지기 때문에 헷갈린다면 회계팀 담당자에게 물어보고 진행하는 게 좋은 방법 입니다. 일반적으로 타 기업과 거래하는 사업소득의 경우 3.3%를 적용함
 

품의서 vs 지출결의서

 

품의서와 지출결의서는 모두 지출과 관련된 문서인데, 두 문서의 차이점을 알아두는 것이 중요함
 
품의서는 지출 전, 결재권자에게 지출 사안에 대해 승인해 줄 것을 요청하는 문서. 지출 사안의 항목은 지불금액, 날짜, 세부내역, 사용 목적, 지불처, 계정과목*, 품번, 비고 등으로 구성돼. 계정과목은 각 내역을 아우르는 상위 카테고리를 지칭하는데, 회사에 따라 계정과목 카테고리는 다를 수 있으므로 헷갈린다면 회계팀 담당자에게 정확하게 물어보고 작성하는 걸 추천.
 
* 계정과목 예시: 복리후생비(식대, 간식비 등 직원의 복리후생 목적으로 사용한 비용), 여비교통비(업무 관련 교통비), 통신비(핸드폰, 인터넷 요금 등), 운반비(택배, 퀵 이용비), 도서 인쇄비(신문·잡지 구독, 복사비 등), 차량 유지비, 교육훈련비, 소모품비 등
 
지출결의서는 금액을 지출 후, 품의에 근거하여 지출된 금액에 대해 증빙하는 문서야. 금액, 세부내역, 증빙, 청구인, 부서명, 날짜로 구성.
 

지출과 관련된 용어, 경상비

 

경상비는 회사에서 연속적, 반복적으로 지출되는 경비.회사 운영을 위해 지속적으로 필요한 매출원가·판매비·일반관리비·영업외비용 등을 총칭하는데, 우리 입장에서 경상비는 교통비·소모품비처럼 일상에서 실제 업무를 위해 사용하는 비용을 말하는데 회사의 규정별로 처리되는 부분이 다를 수 있음.

피해야 하지만, 알고는 있어야 할 '잘못'에 관한 것

 

기본적으로 큰 잘못을 했을 때, 앞으로는 그러지 않겠다는 일종의 다짐을 받아두는 의미가 한껏 들어간 서류이므로 피치 못한 상황이 발생할 수도 있으니 일단 알아두는 것이 좋음

사유서

 

본인의 잘못 여부를 떠나 어떤 사건이나 사고가 발생하였을 경우, 이에 대한 내용을 처음부터 끝까지 상세하게 기록하여 보고하는 문서.
부득이한 사건 발생 시, 개인의 불이익을 최소화하기 위해 사유를 상세하게 설명해야 할 때 작성하고 종류는 지각·결석 사유서, 분실 사유서, 장비사고 사유서 등
 
사유서의 핵심은 '소명' 경위서, 시말서와는 다르게 잘못이 없거나 매우 작을 때, 그럴 수밖에 없었던 일을 적극적으로 해명하기 위해 작성하는 서류.
어떤 사건이 있었는지 정확하게 작성하면서 그 책임이 나에게 있지 않음을 명확하게 하는 게 중요함.

'지각 사유서' 작성 예시

 

본인은 2021년 O월 O일 오전 10시 20분경 지각을 하였습니다. (사건 발생의 팩트 설명)
이유는 출근길 도로에서 뒤차의 안전거리 미확보로 인한 후미추돌 사고로 교통사고가 발생했기 때문입니다. (해당 사건이 발생한 이유와 과정을 육하원칙에 맞춰 최대한 상세하게 설명)
상기 사고 연유로 인하여 부득이 지각하였던 점에 대한 양해를 구하며 사유서를 제출합니다. (결론 제언)
+교통사고 확인증 첨부

경위서

 

어떤 일, 사건사고가 발생했을 때 그 시작에서부터 끝까지 일이 벌어진 경위를 작성하는 문서. 경고는 해야 하지만 시말서 수준까지는 아닌 업무상 과실에 대해 작성하게 되는데 꼭 회사 뿐만 아니라 경찰서나 공공기간에서도 경위서는 작성하는 일이 많음. 종류는 사고 경위서, 사건 경위서, 재해 경위서, 근태 경위서 등
 
경위서의 핵심은 '해결' 과실로 인한 일이 현재 어떻게 진행되고 있고, 또한 앞으로 이를 방지하기 위해 어떻게 할 것인지 분명하게 쓰는 게 중요.

경위서 작성 예시

 

본인은 2021년 O월 O일 선지급된 업체의 청구 정산을 진행하는 월말 정산의 과정에서 같은 금액이 두 번 출금되는 실수를 하였습니다. (사건의 팩트 및 본인의 잘못에 대한 정확한 명명)
 
최초 업체로부터의 중복된 세금계산서를 지급받고, 정확한 경위와 내용을 확인했어야 했는데 아무런 의심 없이 이를 두 건으로 인지하였습니다. (잘못을 한 이유를 시간 순서대로 상세하게 설명)
 
이를 해결하기 위해 해당 업체 담당자와 이야기 나누어 상호 회계 절차에 따라 1회 차에 해당하는 금액은 다시 돌려받도록 정리하였으며, O월 O일까지 입금될 예정입니다. (현재 상황)
 
위의 실수는 이윤을 추구하는 회사에 직접적인 영향을 끼칠 수 있는 중대한 과오임을 인지하고, 앞으로 같은 일이 발생하지 않도록 반성하고 노력하겠습니다. (미래 개선방안)

시말서

 

사고를 일으킨 자가 그 보고와 재발 방지를 위하여 그간의 사정을 적어 제출하는 문서
경위서보다 강한 수준의 경고, 치명적인 업무상 과실에 대해 작성하는 문서인데 시말서를 3번 정도 쓰면 퇴사에 준하는 징계를 받을 수 있음. 시말서의 종류는 사내 시말서, 사외 시말서 등
 
시말서의 핵심은 '반성' 기본적으로 본인의 실수와 잘못을 정확하게 언급하면서 그 이유에 대해선 적되, 경위서처럼 길게 설명할 필요는 없음. 뭘 잘못했는지 알고 있다는 걸 정확히 기재하고, 이후엔 '두 번 다시 같은 잘못을 반복하지 않겠다'는 반성의 태도를 보여주는 게 중요함.

시말서 작성 예시

 

본인은 A 회사와의 외주 계약을 위한 거래를 진행하던 중 커뮤니케이션 과실로 인하여 경제적 손실을 야기시켰습니다. (본인의 잘못에 대한 정확한 인지와 명명)
 
이는 구두로 이야기 나눈 사항과 서류상의 계약서를 작성할 때 거래 품목에 대한 수량 오차에서 발생한 문제였습니다. (잘못을 한 이유를 시간 순서대로 상세하게 설명)
 
회사의 명예를 훼손시키는 것임은 물론 직접적인 피해를 입히는 행동이었음을 인정합니다. 하여 상기와 같은 본인의 과실을 인지하고 앞으로 두 번 다시 같은 문제를 일으키지 않도록 유의하여 보다 더 업무에 충실할 것을 서약합니다. (반성과 앞으로의 다짐)